Entretenir une bonne relation avec ses locataires n’est pas sorcier. Il vous suffit seulement d’établir des règles claires, de communiquer de façon efficace et de démontrer que vous êtes disponible. Mais encore faut-il que vous soyez prêt à disposer de votre temps parce que la gestion immobilière ne se fait pas par elle-même. Si vous croyez ne pas avoir assez de temps à consacrer, sachez qu’il existe des compagnies spécialisées pour vous aider dans la gestion de votre immeuble à location, ils peuvent même s’occuper de la relation avec vos locataires! Si toutefois vous désirez conserver une proximité avec ces derniers, voici quelques petits trucs pour établir une bonne relation tout au long de votre entente.
Communiquer de façon claire et efficace
Dès le début de votre relation avec votre client, essayez d’établir la façon de communiquer la plus efficace possible. Que ce soit par texto, par courriel ou encore par appel téléphonique, faites-leur simplement savoir quelle est la façon la plus facile pour vous joindre pour ne pas que les messages se perdent et s’oublient. Être transparent avec vos locataires sera la meilleure façon d’entretenir une bonne relation à long terme.
De plus, nous conseillons toujours de communiquer de façon claire avec vos locataires. Le choix des mots, la longueur des explications, mais aussi la longueur du message que vous enverrez auront tous un effet sur la réceptivité de ce dernier. Évitez les termes trop techniques et n’utilisez pas de jargon : quelque chose qui peut sembler très simple pour nous ne l’est pas nécessairement pour autrui. Un message court, mais qui va droit au but est toujours plus efficace qu’une explication qui s’étend sur plusieurs lignes et qui au final ne veut rien dire. La communication est la clé de toute bonne relation, cette règle ne fait pas exception à la règle dans la gestion immobilière!
Être disponible pour vos locataires
Lorsque vous envoyez des messages à vos locataires, laissez-leur savoir que vous êtes disponibles s’ils ont des questions. Démontrez que vous êtes ouvert à la communication et que vous n’êtes pas trop loin s’il y a un problème. Dans la grande majorité des cas, les locataires ne sont pas très exigeants, vous ne risquez pas de vous faire harceler. Toutefois, le simple fait de démontrer sa présence vous fera gagner des points et ça leur donnera peut-être envie de renouveler leur bail avec vous.
Lorsqu’ils vous écrivent ou vous appellent, répondez. Si vous n’êtes pas disponible sur le moment, contactez-les dans les plus brefs délais. Un propriétaire présent pour ses locataires en dit beaucoup sur sa façon de gérer. Il se peut que vous ne soyez pas en capacité de répondre à leurs demandes tout de suite, mais montrez-leur que vous travaillez sur la demande et que quelqu’un pourra les aider éventuellement. Ce n’est pas très compliqué : bien communiquer et répondre aux demandes des locataires est la clé d’une bonne gestion.
Bien définir les règlements a priori
Bien évidemment, il se peut que vous receviez des demandes assez étranges parfois ou il se peut que certaines personnes fassent des choses dont vous n’êtes pas en accord. En établissant dès le départ des règlements d’immeubles, vous aurez une meilleure facilité à conserver votre autorité et vous ne risquez pas d’avoir de mauvaises surprises! Par exemple, quelqu’un qui fume sur votre propriété pourrait être sujet à une amende si vous avez bien spécifié dans votre bail que ce n’était pas permis. Il aura donc moins tendance à vouloir défier les règles si elles ont déjà été établies et signées sur le bail.
Saviez-vous que le site de la CORPIQ vous offre plusieurs modèles de baux, de lettres et de formulaires que vous pouvez utiliser pour votre administration d’immeuble en devenant membre? Ces documents sont disponibles en anglais et en français et ont été approuvés par des avocats et respectent les exigences du Code civil du Québec.
Être bien organisé
Être propriétaire d’un (ou de plusieurs) immeuble locatif requiert beaucoup d’organisation de votre part, surtout si vous avez de nombreux locataires. C’est pourquoi nous recommandons de vous doter des bons outils afin d’assurer une gestion efficace et sans que rien ne tombe dans les craques! On mise beaucoup sur l’importance d’une bonne communication avec vos locataires, mais le plus de personnes vous avez à vous occuper, le plus mélangeant cela devient! Pour remédier à cette situation, nous vous conseillons de trouver une plateforme de communication où tous vos dossiers se trouvent à la même place et sont classés par unité locative. Sur cette même plateforme, vous devriez être en capacité de rédiger vos messages et de les envoyer automatiquement.
Sinon, optez pour l’agrandissement de votre équipe si vous pensez que vous n’êtes plus en mesure de vous occuper de tout vous-même! Élaborez vos besoins et nommez une personne responsable pour chaque tâche importante qui doit être complétée. Cela vous permettra de gagner du temps et vous évitera de nombreuses erreurs!